Tại doanh nghiệp khi cần tuyển dụng nhân sự, sau quá trình sàng lọc hồ sơ và chọn ra được các ứng viên tiềm năng. Tiếp đến các doanh nghiệp sẽ tiến hành những buổi phỏng vấn trực tiếp đối với các ứng viên có triển vọng trong vị trí đăng tin ứng tuyển. Đối với chuyên viên tuyển dụng thì ứng viên là một tài sản quý giá, việc soạn những bức email chuyên nghiệp, thu hút ứng viên sẽ tăng thêm tỷ lệ phản hồi và ứng viên đến buổi phỏng vấn.
email tiếng anh mời phỏng vấn
Vậy làm sao để viết email mời phỏng vấn bằng tiếng anh? Mời bạn đọc và tham khảo ngay bài viết dưới đây nhé!
Mẫu thư mời phỏng vấn là gì
Mục lục bài viết
Interview Invitation Email là thư mời phỏng vấn ứng viên sau khi đã lọt qua vòng duyệt hồ sơ và các nhà tuyển dụng muốn mời các ứng viên tiềm năng đến tham gia phỏng vấn trực tiếp để trao đổi kỹ hơn về kỹ năng và kinh nghiệm. Bằng email mời phỏng vấn này, các ứng viên được có thể chấp nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn từ doanh nghiệp. Một chiếc email mời phỏng vấn sẽ bao gồm đầy đủ thông tin, cùng với văn phong chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ ứng viên “apply” lên đáng kể.
mẫu thư mời phỏng vấn là gì
Các nội dung cần có của một email mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Dòng tiêu đề
Tiêu đề của email của bạn gửi phải thật ngắn gọn và đánh thẳng trọng tâm nội dung chính, để thu hút sự chú ý của các ứng viên. Khi làm như vậy các bạn sẽ đảm bảo email mời phỏng vấn của bạn sẽ không bị bỏ qua và nhận được phản hồi của ứng viên nhanh chóng.
Ứng viên có thể nộp đơn cho nhiều vị trí đang tuyển dụng tại doanh nghiệp, bởi vì vậy hãy thông báo cho họ về vị trí công việc mà họ được mời phỏng vấn. Ngoài ra, hãy nêu lại tên công ty của bạn trong email một lần nữa nhé!.
Ví dụ: Invitation to interview with [Company_name] for the [Job_title] position
Định dạng buổi phỏng vấn mà bạn mời ứng viên đến
Việc giải thích và định dạng cuộc phỏng vấn của bạn sẽ được thực hiện, cho dù đó là trực tiếp, qua điện thoại, qua zoom, google meeting,.. hay là một phần của cuộc phỏng vấn nhóm. Đó cũng là thông báo quan trọng dành cho ứng viên của mình
định dạng được buổi phỏng vấn của bạn cho ứng viên
Địa điểm của buổi phỏng vấn
Nếu buổi phỏng vấn mà bạn mời ứng viên đến là buổi phỏng vấn trực tiếp, bạn hãy nêu ro cụ thể địa chỉ doanh nghiệp, công ty và nơi mà bạn mời ứng viên đến, nếu chi tiết hơn bạn có thể gửi vị trí của nơi phỏng vấn trên bản đồ hoặc liên kết đến bản đồ với địa chỉ đã được link sẵn. Đó cũng là thể hiện sự chăm sóc ứng viên của bạn.
Còn đối với các cuộc phỏng vấn Online qua điện thoại hoặc video, Bạn hãy bao gồm số điện thoại hoặc liên kết phòng họp và mã truy cập nếu cần thiết nhé!
Nói về thời lượng, thời gian diễn ra buổi phỏng vấn
Nội dung này vô cùng quan trọng đối với các ứng viên đang còn dang dở công việc ở nơi khác hoặc họ cần có kế hoạch phỏng vấn xoay quanh lịch trình làm việc mà họ đã sắp xếp trước. Vì thế để tiện hơn cho ứng viên, bạn hay cung cấp cho họ khoảng thời gian diễn ra buổi phỏng vấn đó để họ kịp thời sắp xếp nhé!
Đưa ra nhiều sự lựa chọn ngày và giờ
Ứng viên của bạn có thể đang vẫn còn công tác tại các công ty khác. Vì thế họ cần có nhiều sự lựa chọn và cần được thông báo trước ít nhất vài ngày để lên lịch phỏng vấn.
đưa ra cho ứng viên nhiều lựa chọn hơn
Hãy đề xuất cho ứng viên một số tùy chọn ngày và giờ giúp giảm thiểu việc thương lượng qua lại và truyền tải được tính linh hoạt.
Để lại thông tin chi tiết của người tuển dụng
Bạn hãy để lại thông tin chi tiết của mình cho ứng viên gồm: họ tên, chức vụ vị trí đang làm tại công ty để ứng viên có thể an tâm hơn và tăng cơ hội ứng viên đến tham gia buổi phỏng vấn trực tiếp
Để lại chữ ký Email của bạn
Hãy để lại chữ ký dưới dòng email một cách chuyên nghiệp đi kèm với chức danh công việc và logo, màu sắc thương hiệu của công ty trong mỗi email tuyển dụng để làm nổi bật thông tin về doanh nghiệp của bạn
Làm thế nào giúp nhà tuyển dụng tăng tỷ lệ ứng viên đến phỏng vấn
Các nhà tuyển dụng có thể sắp xếp và cung cấp thêm một vài lựa chọn cho ứng viên của mình như: ngày, thời gian, địa điểm, các hình thức phỏng vấn. Đối với cácnhà tuyển dụng nhận được nhiều hồ sơ, cách này sẽ giúp tăng tỉ lệ mở thư và tham gia phỏng vấn của ứng viên.
làm thế nào để tăng mức độ tới phỏng vấn
Đừng quên, sau khi bạn đã gửi thư mời phỏng vấn trong vòng từ 2 – 6 giờ, bạn nên gọi điện thoại cho ứng viên lại để xác nhận xem ứng viên đã đọc mail hay chưa. Đây cũng là cách để bạn xem xem cách ứng xử xã hội, trò chuyện trực tiếp của ứng viên để có những ấn tượng và đánh giá đầu tiên trước khi vào phỏng vấn trực tiếp.
Một vài lưu ý khi nhà tuyển dụng viết mail mời ứng viên
- Nhà tuyển dụng cần dùng văn phong nghiêm túc tránh sử dụng icon, từ lóng hoặc viết vắn tắt.
- Phong thái tính cách lịch sự: Bạn nên tránh gửi mail sau giờ làm việc hành chính và vào các ngày cuối tuần. Nếu bạn và ứng viên không ở cùng múi giờ, hãy chọn những lúc cả hai bên cùng thời gian thời điểm làm việc để quá trình trao đổi có thể diễn ra thuận tiện hơn.
- Lịch thiệp trong từng cử chỉ: Một điều tối kỵ trong quá trình viết mail là bạn không nên gửi mail vào các tài khoản mail công ty của ứng viên. Thay vào đó, bạn nên gửi vào email cá nhân hoặc liên lạc qua Facebook, Zalo…
Tổng hợp các email mời ứng viên của nhà tuyển dụng
Mẫu 1
Subject line: Interview invitation with [Company_name] for the position [Job_title]
Dear [Person_Name]!
Once again, thank you for applying to [Company_name] for the [Job_title] position.
After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am happy to invite you to a job interview [insert preference: at our office / by phone / via Skype] so that we can get to know you better.
One of the interviewers will also be our [title, name] and the interview will not last more than [X minutes].
The goal of this interview is for us to get to know you better and for you to ask any questions you may have. We want to make sure that your goals and ambitions align with our company’s culture and position.
Here are a few dates and interview time options
[Monday, date, time]
[Tuesday, date, time]
[Wednesday, date, time]
[Thursday, date, time]
[Friday, date, time]
Please let me know which option is right for you. If you’re not at any of them, feel free to suggest another time, and I’ll do my best to accommodate.
Looking forward to hearing from you soon,
Best regards,
[Your name]
[Signature]
Tạm dịch
Dòng chủ đề: Lời mời phỏng vấn với [Company_name] cho vị trí [Job_title]
Kính gửi [Tên_người]!
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào [Company_name] cho vị trí [Job_title].
Sau khi xem xét hồ sơ của bạn, chúng tôi đã quyết định chọn bạn vào vòng tiếp theo. Tôi rất vui được mời bạn tham gia một cuộc phỏng vấn việc làm [chèn ưu tiên: tại văn phòng của chúng tôi / qua điện thoại / qua Skype] để chúng tôi có thể hiểu rõ hơn về bạn.
Một trong những người phỏng vấn cũng sẽ là [chức danh, tên] của chúng tôi và cuộc phỏng vấn sẽ không kéo dài quá [X phút].
Mục tiêu của cuộc phỏng vấn này là để chúng tôi hiểu rõ hơn về bạn và để bạn có thể đặt bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng mục tiêu và tham vọng của bạn phù hợp với văn hóa và vị thế của công ty chúng tôi.
Dưới đây là một số lựa chọn về ngày tháng và thời gian phỏng vấn
[Thứ Hai, ngày, giờ]
[Thứ Ba, ngày, giờ]
[Thứ 4, ngày, giờ]
[Thứ Năm, ngày, giờ]
[Thứ sáu, ngày, giờ]
Vui lòng cho tôi biết tùy chọn nào phù hợp với bạn. Nếu bạn không ở bất kỳ nơi nào trong số họ, vui lòng đề xuất một thời gian khác, và tôi sẽ cố gắng hết sức để đáp ứng.
Chờ tin của bạn,
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chữ ký]
tổng hợp một số email mời phỏng vấn
Mẫu 2
Dear [Person_Name]!
First of all, we would like to thank you for your interest in our company.
My name is [Your_Name] and I am the Head of Recruitment of the company. Through your profile we see that you have the potential to be part of our company.
We hope to be able to talk more with you in a short interview by phone / Skype / at [time, place]. This is a necessary step in the hiring process so we can get to know you better and share with you more of our story.
Please reply to this email by [time] to confirm your ability to attend the interview. If there is any inconvenience, you can immediately contact us by this email or by [phone_number].
We look forward to seeing and chatting with you soon.
Best regards,
[Name]
[Signature]
Tạm dịch
Kính gửi [Tên_người]!
Lời đầu tiên chúng tôi xin cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến công ty chúng tôi.
Tên tôi là [Your_Name] và là Trưởng phòng Tuyển dụng của công ty. Qua hồ sơ của bạn, chúng tôi thấy rằng bạn có tiềm năng để đồng hành cùng công ty.
Chúng tôi hy vọng có thể trao đổi nhiều hơn với bạn trong một cuộc phỏng vấn ngắn qua điện thoại / Skype / tại [thời gian, địa điểm]. Đây là bước vô cùng cần thiết trong quy trình tuyển dụng để chúng tôi có thể biết rõ hơn về nguyên vọng của bạn và chia sẻ với bạn nhiều hơn về câu chuyện của chúng tôi.
Vui lòng trả lời email này trước [thời gian] để xác nhận khả năng tham dự cuộc phỏng vấn của bạn. Nếu có bất kỳ sự bất tiện nào, bạn có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua email này hoặc qua [phone_number].
Chúng tôi mong được trao đổi trực tiếp công việc với bạn tại buổi gặp mặt mới.
Trân trọng,
[Tên]
[Chữ ký]
Mẫu 3
Subject: Invitation letter for interview with [Company_name] for [Job_title] position
Dear [Person_Name]!
Once again, thank you for applying to [Company_name] for the [Job_title] position.
After reviewing your application, we have decided to select you for the next round. I am pleased to invite you for a job interview on [date], at [time] at our office in […].
One of the interviewers will also be our [title, name] and the interview will not last more than [X minutes].
The goal of this interview is for us to get to know you better and for you to ask any questions you may have. We want to make sure that your goals and ambitions align with our company’s culture and position.
If the interview date and time are not convenient, please contact me at [Phone_Number] or email [Email] to arrange another appointment.
We look forward to meeting you.
Best regards,
[Your name]
[Signature]
Tạm dịch
Chủ đề: Thư mời phỏng vấn với [Company_name] cho vị trí [Job_title]
Kính gửi [Tên_người]!
Một lần nữa, cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào [Company_name] cho vị trí [Job_title].
Sau khi xem xét hồ sơ của bạn, chúng tôi đã quyết định chọn bạn vào vòng tiếp theo. Tôi rất vui được mời bạn đến phỏng vấn việc làm vào [ngày], vào [giờ] tại văn phòng của chúng tôi ở […].
Một trong những người phỏng vấn cũng sẽ là [chức danh, tên] của chúng tôi và cuộc phỏng vấn sẽ không kéo dài quá [X phút].
Mục tiêu của cuộc phỏng vấn này là để chúng tôi hiểu rõ hơn về bạn và để bạn có thể đặt bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có. Chúng tôi muốn đảm bảo rằng mục tiêu và tham vọng của bạn phù hợp với văn hóa và vị thế của công ty chúng tôi.
Nếu ngày giờ phỏng vấn không tiện, vui lòng liên hệ với tôi theo số điện thoại [Số_Điện thoại] hoặc email [Email] để sắp xếp một cuộc hẹn khác.
Chúng tôi mong được gặp bạn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Chữ ký]
Mẫu 4
Subject: Marketing Coordinator Invitation to Interview
Dear Samantha,
We have received your application for the position of marketing coordinator at XYZ Company. Thank you very much for your interest in our organization.
I would like to schedule a video call to discuss the location with you. Can you let me know your availability early next week?
Once we’ve scheduled a time, I’ll send you a calendar invitation to confirm the details with instructions for joining the call.
The best,
Tobias Cramer
Recruitment Management
Company XYZ.
Tạm dịch
Chủ đề: Điều phối viên Tiếp thị Lời mời Phỏng vấn
Samantha thân mến,
Chúng tôi đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn cho vị trí điều phối viên tiếp thị tại Công ty XYZ. Cảm ơn bạn vì đã quan tâm đến các vị trí tuyển dụng tại tập đoàn.
Tôi muốn lên lịch một cuộc gọi điện video để thảo luận về địa điểm với bạn. Bạn có thể cho tôi hỏi là lịch trình tuần tới của bạn có rãnh không?
Khi chúng tôi đã lên lịch thời gian, tôi sẽ gửi cho bạn lời mời trên lịch để xác nhận các chi tiết cùng với hướng dẫn tham gia cuộc gọi.
Tốt nhất,
Tobias Cramer
Quản lý tuyển dụng
Công ty XYZ.
phong cách phỏng vấn chuyên nghiệp là điểm cộng
Tạm kết
Phòng nhân sự tuyển dụng là bộ phận vô cùng quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu bộ máy nhâ sự cho doanh nghiệp, vì thế các chuyên viên tuyền dụng cần xây dựng và chuẩn bị các quy trình tuyển dụng thật chuyên nghiệp. Bài viết trên đã chia sẻ cho các nhà tuyển dụng những viết email mời phỏng vấn bằng tiếng anh, hy vọng bài viết trên sẽ giúp ích cho bạn.
