Trong một số tình huống, ví dụ như là, ứng viên đã trúng tuyển ở một công ty khác hoặc là đã thay đổi ý định tiếp tục làm việc tại công ty cũ của bạn thì việc hồi đáp lời mời phỏng vấn thông qua một email từ chối là điều cần thiết. Và hiện nay, làm thế nào viết Viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng anh lịch sự, chuẩn mực và thể hiện đầy đủ đang rất được quan tâm. Đáp lại được những mong muốn ấy, hôm nay, bài viết này sẽ chia sẻ đến các bạn ứng viên kinh nghiệm viết một mail từ chối bằng tiếng Anh hiệu quả nhất.
Email từ chối phỏng vấn
1. Một số những lưu ý khi viết một email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Mục lục bài viết
Nếu bạn chắc chắn rằng quyết định không muốn tham gia buổi phỏng vấn, bạn hãy nên viết một email trả lời thư mời phỏng vấn trong 24 giờ sau khi nhận được để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng sắp xếp thời gian và công việc của họ. Dù cho là bạn không đến phỏng vấn, bạn cũng vẫn cần gửi ngay một email cho họ để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình. Tuyệt đối đừng chỉ là hành động im lặng mà không đến nhé. Sau đây sẽ là một số lưu ý bạn cần quan tâm:
Tại sao bạn cần phải gửi email từ chối nhận việc
Hãy thể hiện được phép lịch sự. Có thể rằng là họ không làm việc với bạn trong thời gian này, nhưng rất có thể họ sẽ làm việc với bạn trong tương lai không xa sắp tới thì sao. Thế giới này rất nhỏ và trái đất này rất tròn, đừng để mình phải đánh mất một cơ hội tốt cho bản thân trong tương lai vì đã để lại ấn tượng xấu với họ, bạn nhé. Vì vậy, bạn hãy nên từ chối một cách khéo léo và lịch sự nhất có thể.
Hãy cẩn trọng trong mọi việc mà bạn làm: Tuyệt đối là không đưa ra những thông tin chi tiết về lý do mà bạn từ chối lời mời tham gia phỏng vấn của doanh nghiệp đó. Có thể bạn nghe đồn đoán là phúc lợi của công ty không tốt, môi trường làm việc không phát triển,… nhưng bạn chỉ nên giữ cho riêng bản thân mình. Việc tiết lộ những thông tin chưa được xác thực này rất có thể sẽ dễ dàng khiến họ cảm thấy phật ý. Hãy lưu giữ thông tin này thật ngắn gọn, đơn giản.
Gợi ý những ứng viên khác chẳng hạn: Nếu công ty này có một danh tiếng tốt về mọi mặt, hãy kiểm tra lại những người bạn bè của mình, những mối quan hệ thân quen xem thử xem có ai phù hợp và họ có cảm thấy hứng thú nếu được giới thiệu đến công ty này hay không. Bạn vừa giúp được bạn bè của mình, vừa gây được nhiều sự ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Lưu ý rằng là bạn nên nhận được sự đồng ý từ bạn bè trước khi giới thiệu họ cho nhà tuyển dụng bạn nhé.
2. Tiêu đề của một email cần phải biết
Thông thường sẽ là, các ứng viên chỉ cần Reply lại tiêu đề email mà nhà tuyển dụng đã gửi đến khi mời ứng viên đến phỏng vấn.
Như vậy rằng là, bạn vừa đỡ phải suy tư nhiều nên viết tiêu đề thế nào cho người đọc đỡ buồn, cũng vừa tạo ra một sự thuận lợi cho nhà tuyển dụng khi sàng lọc email mà họ nhận về.
3. Lời chào ứng viên dành cho nhà tuyển dụng
Hồi đáp trực tiếp lại người gửi email mời bạn được mời phỏng vấn.
Thông tin thường sẽ là được thể hiện ở phần chữ ký cuối của một email, bạn nên ghi rõ ra họ tên (kèm theo chức danh càng tốt), như vậy sẽ giúp người đọc sẽ cảm thấy bạn thật sự tôn trọng họ và nhà tuyển dụng, điều đó sẽ không khiến bạn “mất điểm” khi từ chối họ.
Ví dụ:
- Dear Mr. Minh Anh Nguyet _ HR manager
- Dear Mrs. Đào Thi Le Anh – Administration Officer
4. Gửi một lời cảm ơn vì đã gửi lời mời đến phỏng vấn
Để đưa được bạn vào một danh sách ứng viên phỏng vấn là cả một quá trình sàng lọc kỹ lưỡng, tốn nhiều công sức, thời gian của nhà tuyển dụng mà nơi bạn ứng tuyển. Đến cuối cùng chuẩn bị phỏng vấn, thì lại bị ứng viên từ chối tham gia phỏng vấn, điều đó sẽ khiến nhà tuyển dụng có một đôi chút cảm thấy khó chịu và hụt hẫng. Để giảm bớt một phần nào đó tâm trạng này, ban đầu, bạn nên mang đến cho nhà tuyể dụng một không gian vui vẻ bằng lời cảm ơn chân thành mà bạn gửi đến họ.
Ví dụ :
I am grateful for the opportunity to interview at Company Name for a Job Title.
Thank you very much for the invitation to interview at Company Name Job. I appreciating being considered as a candidate.
Hãy đưa ra một lý do thật sự chính đáng
5. Đưa ra một lý do từ chối phỏng vấn cụ thể đến họ
Dù có thể trong tương lai sau này, bạn cũng sẽ không có ứng tuyển vào doanh nghiệp đó nữa nhưng việc giữ lại một ấn tượng tốt đẹp với một nhà tuyển dụng cũng là một cách để rèn luyện một kỹ năng giao tiếp thông minh và nhạy bén. Vì thế cho nên, dù cho là lý do bạn từ chối có thể là một môi trường làm việc căng thẳng, lương thấp, chỗ làm xa… nhưng thay vì nói thẳng bằng những lý do thực sự, bạn có thể chọn những lý do khác nhẹ nhàng hơn để để lại một ấn tượng tốt cho họ, điển hình là “bạn đã nhận lời tuyển dụng từ một doanh nghiệp khác” chẳng hạn.
Ví dụ:
Since I initially putting in my application for this position, I was offering—and accepted—a job at another company, so I am respectfully declining this offer.
6. Đưa ra một lời chúc gửi đến cho nhà tuyển dụng
Gửi cho bạn một email phỏng vấn là nhà tuyển dụng đang mong muốn dành nhiều cơ hội việc làm cho bạn. Vì vậy, đừng quên hãy gửi ngay đến họ một lời chúc tốt đẹp vì sự quan tâm của họ với bộ hồ sơ của bạn nhé !
Ví dụ: I wish you all the best in your search for a candidating.
7. Khao khát hy vọng một sự hợp tác trong tương lai với công ty họ
Mở ra một cơ hội để trao đổi, giao lưu các thông tin cùng một nhà tuyển dụng tiềm năng cũng là cách mở rộng cơ hội nghề nghiệp tương lai, rất cần để bạn nắm bắt.
Ví dụ:
Thank you again for considering me for this positioned. Please do not hesitate to getting in touch if you have any questions.
Một lời chào kết thúc một email
8. Một lời chào kết thúc của một email
Kết thúc một email đúng chuẩn luôn là gửi một lời chào thân ái và chữ ký, với một email từ chối phỏng vấn thì cần nên bổ sung thêm nhiều thông tin liên lạc để thuận lợi trao đổi khi cần.
Ví dụ:
Sincerely,
{Tên của bạn}
Email :
Handphone :
Cấu trúc của một câu mail
9. Cấu trúc của một email từ chối phỏng vấn cho nhà tuyển dụng
Gửi đến nhà tuyển dụng một lời chào và cảm ơn nồng nhiệt nhất
Gửi một lời chào thật trân trọng đến nhà tuyển dụng và gửi một lời cảm ơn họ đã trao cơ hội phỏng vấn, xem xét những điều đối với mình là điều lịch sự nên làm nhẩt.
Đưa ra một lời xin phép từ chối phỏng vấn thật chân thành và sâu sắc
Xin phép bộ phận tuyển dụng một cách lịch sự và trang trọng vì đã hủy buổi phỏng vấn của nhà tuyển dụng và đề cập lý do ngắn gọn, đơn giản: có thể đây là lý do cá nhân hoặc là một lý do đã nhận công việc khác,… Tuyệt đối không nên nêu ra những lý do quá chi tiết cho nhà tuyển dụng.
10. Một số mẫu email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
Mẫu số 1:
Dear Ms Nhung Trang,
I greatly appreciating the opportunity to interview for Sales and learning more about your organization.
However, I regretting that I must deny this opportunity at this time because I have acceptting a job.
My colleague, Lam Minh Anh, is a very good fitting for this opportunity. You could reach him at lamndinh@gmail.com.
Please confirm receiptting of this message. Thank you so much.
Best regards,
Trang Nguyen
“Chào chị Nhung Trang,
Tôi rất là cảm kích vì đã được trao ngay một cơ hội tham gia phỏng vấn vào vị trí Sales và hiểu thêm về công ty.
Tuy nhiên, trong thời điểm này tôi rất tiếc vì phải đưa ra lời từ chối cơ hội vì đã đồng ý nhận một công việc khác.
Một đồng nghiệp của tôi, Lâm Minh Anh, rất thích hợp cho vị trí hiện tạiinh này. Chị có thể liên hệ với anh ấy qua email lamnd@gmail.com.
Mong Chị xác nhận thư này của tôi. Xin cảm ơn chị đã xem.
Trân trọng nồng nhiệt,
Trang Nhung Nguyễn”
Mẫu 2:
Dear [Hiring Manager’s name],
Thanks so much for taking the time to considering me for the [job title]
However, I would like to withdrawing my application for this position.
I truly appreciate your taking the time to reviewing my application.
Wishing you and your company the very best on the upcominging projects.
Best regards,
[Your full name]
“Chào anh/chị [tên của nhà tuyển dụng]
Cảm ơn rất nhiều vì đã dành thời gian để xem xét về công việcuqnag tuyển [tên công việc] cho tôi.
Tuy nhiên, tôi muốn rút lại đơn xin việc cho vị trí này.
Tôi thật sự đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian để xem xét đơn đăng ký hoãn lại của tôi.
Chúc bạn và công ty của bạn những điều thật là tốt nhất cho các dự án sắp tới.
Trân trọng
Mẫu 3:
Dear [Hiring Manager’s name]
Thank you for taking the time to considering me for the [job title] position.
However, I must withdrawing my candidacy for this role.
[Optional: reason]
I really appreciate the time you tooking to get to know me. There are so are many wonderful things about your company and know I would be fortunate to working there.
I wish the company the best of going forward
Best regards,
[Full name]
“Chào anh/chị [tên người phỏng vấn bạn]
Cám ơn rất nhiều vì đã dành thời gian xem xét về tôi ứng tuyển cho vị trí [tên công việc]
Tuy nhiên, tôi phải rút lá đơn lại ứng cử viên cho vai trò này.
[Lý do]
Tôi rất đánh giá cao việc bạn đã dành ra một ít thời gian để biết đến tôi. Có rất nhiều điều tuyệt vời thật hay về công ty của bạn và biết rằng tôi rất may mắn nếu được làm việc ở đó.
Tôi chúc công ty tiến triển lên tốt nhất…
Trân trọng,
[Tên đầy đủ]”
Sau đây là tất cả những chia sẽ mà bài viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng anh này đã hướng dẫn bạn.
Mong rằng là qua những thông điệp, hướng dẫn trên, sẽ giúp được bạn ứng dụng trong các tình huống khi bạn đi xin việc ở đâu đó.
Hẫy cẩn trọng trong việc giao tiếp trực tiếp hoặc là gián tiếp để cho bạn trở nên văn minh và lịch sự hơn nhé.
Hy vọng rằng bạn sẽ luôn luôn đạt được những thành công trong công việc bạn nhé.
